收文制度。（1）签收。签收文件要细致、认真。先核对来文单位、机要编号、收文单位，逐件清点，确认无误后再签收。（2）登记。按照发文通知单，对收到的文件逐件清点，如发现问题，及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。清点无误后，在《收文登记本》上登记收文日期、发文机关、发文字号、文件标题、成文日期、份数和密级。（3）送批。填写文件处理单，送常委主任签批，并根据签批意见进行处理。（4）分发。根据领导签批意见将来文分送有关领导和部门单位。（5）传阅。根据领导批示意见和文件规定时限及时传阅。坚持急件急办，特件特办。特急件与密码电报当面送阅，领导阅后当面收回。传阅文件认真登记，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误。（6）转办。对领导同志在文件上的批示，凡批给部门单位的，要迅速办理，并及时报告办理结果。（7）归档。文件办理完毕后，随时整理归档。（8）清退。机要文件每半年清退一次。凡分发给区领导和部门单位的机要文件，均在清退范围之内。区领导的文件清退由其秘书负责；各部门单位的机要文件，需派专人送交区委办公室机要室。（9）销毁。对准备销毁的文件，仔细清理，认真检查。经分管领导批准后，由二人监销，确保不丢失、不漏销。
发文制度
（1）受理登记。收到文稿要进行认真检查，符合下列要求的应予受理：①文稿由区委工作部门或单位代拟；②文稿体例格式规范，内容完整，文种使用准确，公文要素齐全；③文稿内容涉及其他部门工作职责的，主办部门组织了会签，会签部门负责人签署了意见、姓名和时间；④文稿文理通顺，用16开纸型打印清楚；⑤附件及其他有关材料齐全，必要的背景情况附有说明。文稿受理后应立即填写《文件送批单》，内容包括来文单位、收文时间、收文号、文稿标题、联系人、联系电话。其后送批过程应随时记录，以备查询。对不符合上述要求的文稿，可说明理由，退回主办部门修订完善。
（2）审核把关。秘书室对已受理的文稿，应在了解文稿背景情况，把握文稿基本精神的基础上，仔细推敲，认真审核。
审核文稿应把好五关：①行文关。确定是否需要行文，以何名义行文。②内容关。审查文稿是否观点正确、符合实际、有的放矢、切实可行，有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处。③政策法规关。审查文稿有关内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与区委、区政府已经发布并仍在执行的政策、规定有无矛盾；如属提出新的政策、规定、建议，是否经有关部门研究，按照职责权限，应该由哪一级政府批准，是否需要废止现行有关政策、规定。④文字关。审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确凝练；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语是否正确、规范。⑤体例格式关。审查拟定的公文文种、标题、主送单位、抄送单位、密级、急缓程度、主题词、用印等，是否符合规定。
确定是否需要行文，以何名义行文，可按以下原则掌握：①属下列内容的文稿可以区委或办公室名义行文：区委的决定、命令、重要工作部署和规范性文件；须以区委名义向市委等报告和请示的重大问题；安排部署区委确定的重要工作任务，对区委各部门和各乡镇（街道）党（工）委的工作作指示；批转区委部门的重要工作情况和意见。②属下列内容的文稿，一般不以区委或办公室名义行文：属部门和乡镇政府职权范围内可以办理的事项和可以解决的问题；对市委部门下发的文件提出的贯彻执行意见；已在会议上印发的领导同志讲话和会议纪要；照抄照转上级文件，内容空泛，对指导工作没有实际意义的文稿。
对确定不以区委或办公室名义行文的文稿，只提处理意见，不作修改加工，按程序经办公室或区委领导同意后，退呈文稿起草部门自行处理。
（3）加工修改。对已确认可以区委或办公室名义行文的文稿，要针对审核中发现的问题，认真进行修改。代拟稿基础较差、须作较大改动的，请主办部门修改；基础较好、无须作大改动的，由秘书室把关后按程序运转。
秘书室修改代拟稿应遵循以下原则：①文字和技术修改由秘书室全权负责；②涉及实质性内容的修改应征求主办部门和有关部门的意见。如意见不一致，应通过协调在取得一致意见后作出修改；实质性内容改动较大的，应请主办部门负责人审阅修改稿并签署意见，必要时请有关会签部门负责人审阅并签署意见。
（4）分歧意见的协调、解决。文稿会签过程中出现的分歧意见，由主办部门负责协调解决，部门负责人特别是主要负责人要主动协调、沟通。经协调确实解决不了的，应附说明，如实介绍协调经过、分歧所在和有关各方的观点、根据，提出解决分歧的建议。会签过程中解决不了的分歧和文稿审理过程中出现的分歧，由秘书室负责协调；仍解决不了的，提出建议意见，请办公室分管主任或区委领导同志协调或裁决。
（5）送审送签。确定以办公室名义行文的文稿，由秘书室进行政策、文字把关，然后分管文秘工作的副主任进行文字审核，由办公室主任签发，必要时送区委领导审阅并签发。以区委名义行文的文稿，由秘书室进行政策、文字把关，然后分管文秘工作的副主任进行文字审核，由主任和区委领导签发。
（6）送印归档。对领导已签发的文稿，要进行认真复核，然后编上文号，选好主题词，送打印部印刷。凡领导已签发的文稿，内容不得自主改动，确有改动必要的，须说明原因并按程序请示签发人批准。文件印出，再经认真审阅无误后送收发室及时发文，同时将成文（一式五份）、文稿及其他有关资料搜集齐全，一并归档。
（三）复印、摘抄、汇编密件制度。（1）绝密级的密件，禁止复印、摘抄、汇编。（2）复印、摘抄、汇编机密级和秘密级的密件，必须经过批准并履行审批手续。（3）复印办公室产生的密件，应经办公室主任批准，复印、复制上级机关下发的密件须经制发机关批准。（4）复印密件，只能在机要室进行，严禁把密件带出复印、复制。（5）复印密件不得取消或改变其原定的密级和保密期限，复印、复制件应当编制序号，控制发放范围，采取与原件同样的保密管理措施。（6）密件未经批准不得擅自收入汇编。（7）收入汇编的密件，应当分别标明原有密级和保密期限，不得擅自改变。（8）密件汇编应当按照最高密级的文件所限定的范围发放，不能擅自扩大范围。